Le contexte :
Une entreprise industrielle signe avec ses client, des contrats de fourniture qui réclament l’intervention de nombreux sous-traitants.
Le service achat est ainsi en charge de la gestion de centaines de contrats de sous-traitance, chaque contrat,devant être considéré dans le cadre d’un projet client ou dans un cadre plus large, et ayant chacun ses particularités propres :
- contrat isolé, ou avenant,
- dépendant d’un contrat cadre ou non,
- entrainant des pénalités pour la société en cas de non respect de certaines obligations,
- à l’inverse, entrainant des pénalités pour le sous-traitant en cas de retard ou de malfaçon,
- ayant fait l’objet d’une re-négociation de certaines conditions commerciales, ou non ...
Face a cette complexité, le service achat s’appuyait par le passé sur le chef de projet interne.
Or celui-ci (i) n’a pas nécessairement une sensibilité contractuelle et (ii) a plus tendance à réduire ses contraintes propres qu’à optimiser les conditions économiques pour l’entreprise.
Devant le risque de perte de contrôle, le service achat a choisi MME pour gérer son parc de contrats.
La solution :
Dans un premier temps, le service a défini les différentes entités manipulées (contrats client, contrat sous-traitant, avenants, contrat cadre, fiche évènement projet, accord non contractuel ...) et a identifié tous les liens, formels ou non, qui peuvent exister entre ces entités.
Cette structure a été codifiée sous forme d’un "métamodèle", feuille de paramétrage de MME qui lui permet de parler le langage de l’utilisateur.
Puis le parc de contrat a été saisi dans des centaines de "fiches" réparties sur les postes de travail des employés du service.
Les bénéfices :
Depuis la mise en oeuvre de MME, la société a enfin réussi à reprendre le contrôle sur le triangle "finance - technique - contrats".
il est en particulier possible de répondre maintenant à des questions qui étaient quasi-insolubles dans le passé : Que se passera-t-il si tel projet client prend du retard ? Devons nous accepter telle qu’elle la facture d’un sous-traitant ? Qu’elle est la prévision des paiements à effectuer le mois prochain ? La situation contractuelle de tel sous-traitant est-elle claire et regard de la situation technique du projet ? Pouvons nous signer tel avenant au prix indiqué ? Par ailleurs, le service achat édite chaque mois un rapport d’activité détaillé par simple enfoncement d’une touche ; Rien que ceci est une révolution par rapport au passé.