Le contexte :
Une grande administration européenne travaille depuis de nombreuses années sur un projet colossal d’alignement, dans tous les pays de l’Union, de certaines infrastructures de transport.
L’objet du projet consiste à identifier et définir toutes les tâches à réaliser par chaque pays, en recherchant l’enchainement le plus harmonieux possible au plan du calendrier, mais aussi au plan des réglementations, des échéances juridiques et gouvernementales.
Dès le début, il est apparu que ce projet, qui met en présence près de 100 intervenants répartis dans plus de 20 pays, n’arriverait pas à faire converger la combinatoire des options envisagées et risquait l’enlisement si une méthologie, s’appuyant sur une solution informatique innovante n’était pas trouvée rapidement.
La solution :
Après une étude approfondie, MME a été choisi pour être utilisé de la façon suivante :
- Chaque intervenant codifie son environnement propre (tâches, échéances, réglementations, lignes budgétaires, décisions à prendre ... etc) dans quelques centaines de fiches,
- Périodiquement, ces fiches sont envoyées en un point central où elles sont examinées selon plusieurs angles de vue (enchainement des tâches, cohérence des décisions, respect des budgets ...),
- Les incohérences détectées sont alors édités et renvoyées vers les intervenants qui peuvent alors modifier les éléments sous leur contrôle, ou décider de réunir les diverses parties prenantes pour trouver une solution.
Les bénéfices :
L’utilisation de MME (i) a permis de limiter le foisonnement et les incompréhensions, (ii) a donné au projet un cadre méthodologique simple et facile à comprendre, et (iii) n’a pas imposé d’organisation centralisatrice, qui n’aurait pas fonctionné dans ce contexte.
De plus, le succès de MME tient également a deux particularités :
- La première est la pré-existance d’un volume considérable de documents bureautiques (Word, Excel ...) qu’il fallait prendre en compte pour constituer les fiches. Des "plug-ins" MME analysent les documents pour les traduire automatiquement en fiches vivantes - Incidemment, ceci permet à de nombreux intervenants de continuer à travailler sur leur base documentaire traditionnelle sans imposer la contrainte d’un nouvel outil.
- La seconde particularité est que, compte tenu de l’éloignement géographique des participants, il est nécessaire d’identifier les interactions non pas sur la base de liens explicites, mais par une analyse sémantique de rubriques choisies. MME étant basé sur un moteur d’association sémantique n’a pas eu de mal à tenir compte de cette dernière particularité.